« Le meilleur moyen d’obtenir ce que l’on veut est de savoir ce que l’on veut »
Le document qui rassemble les données indispensables à la réalisation d'une vidéo d'entreprise est ce que l’on appelle LE CAHIER DES CHARGES ou dans le jargon marketing, le “LE BRIEF CLIENT”.
La mise en production d’une vidéo marketing, nécessite obligatoirement la rédaction du cahier des charges. C’est une étape primordiale pour la réussite du projet. En effet, ce document qui contient toutes les informations concernant vos idées, vos besoins, vos ambitions, servira de base à la réalisation de votre production finale. De l’objectif de communication jusqu’au choix du support de diffusion, tous les éléments clés doivent y figurer. C’est une sorte de contrat (non commercial) entre le client et son prestataire qui assure l’échange et la compréhension des deux partis. Il va permettre au prestataire ou à l’agence de lister les attentes et les exigences du client qui doivent être respectées tout au long de la création. Plus le brief sera précis moins il y aura de risque de mauvaise interprétation par le prestataire.
La première question à se poser lorsque l’on se lance dans la rédaction d’un cahier des charges est : "Quelles informations sont indispensables au prestataire afin qu’il puisse mener à bien mon projet ?''
Voici les différentes étapes à suivre dans la réalisation du cahier des charges
Présenter l’entreprise
Il est indispensable pour l’agence de production vidéo de connaître votre identité, vos valeurs, et les savoir-faire de votre entreprise, afin de se familiariser à votre environnement et d’appréhender au mieux votre demande. Une présentation générale et complète qui va donner toutes les informations nécessaires : date de création, activité, secteur, employés et collaborateurs (nombre, âge moyen…).
Les clients et le persona
Connaître la cible est indispensable. C’est cela qui déterminera l’axe et la stratégie du projet. Selon le public visé, les choix artistiques et techniques proposé par l’agence seront adaptés. Qui sont les clients actuels ? Qui sont les prospects ? Qui est le persona que vous visez à travers cette campagne vidéo marketing ? Etes vous une entreprise B2B ou B2C ?
Les concurrents
Qui sont-ils ? Ont-ils déjà réalisé des vidéos pour leur marque ? Ont-ils mis en place des campagnes vidéo marketing ? Qu’en ont-ils retiré ? Quels types de vidéos font-ils ? Où sont elles diffusées ? L’objectif n’est surtout pas de les copier, mais d’analyser leur stratégie et de voir ce qui a fonctionné ou au contraire été vain.
Définir l’univers de la marque
Vous devez connaître la notoriété de votre marque, l’histoire que vous racontez d’elle pour la vendre. Lorsque vous parlez de votre marque, quel termes employez-vous ? Si une charte graphique a été créée au sein de l’entreprise, il faudra la fournir, c’est un excellent révélateur du “caractère et de la culture” de l’entreprise. Cela permet aussi de donner une première direction à la réalisation du film.
L’objectif de la vidéo et la diffusion prévue
En réalisant ce film, vous avez pour but de former une audience, d’augmenter vos ventes, de convertir des prospects en clients, d’améliorer la notoriété et la visibilité de votre marque ? Une vidéo est souvent crée à l’occasion d’un événement. Souhaitez-vous mettre en avant vos équipes, vos produits, vos clients, animer un événement, ou communiquer sur votre marque en interne ou en externe ? Comment souhaitez-vous publier cette vidéo ? Cela peut être une communication interne (sur un intranet, un réseau social d’entreprise …), une communication externe (à la télévision, sur les réseaux sociaux, pendant un événement) etc.
Si par exemple votre vidéo est destinée à être publiée sur les réseaux sociaux, l’agence sera compétente pour vous dire quels sont les formats qui génèrent un ROI important. L’objectif voulu, fait parti des données indispensables à connaître. Car en fonction de sa cible et de son lieu de diffusion certains aspects techniques du films seront définis.
Il ne faut pas oublier de définir la date de diffusion prévue du projet. Celle-ci sera aussi déterminante dans les choix de réalisation de la vidéo (moyens employés pour le tournage par exemple).
Définir les moyens
Le budget, les contraintes techniques et de temps (pour le tournage notamment), les ressources dont vous disposez déjà (anciens rushs, visuels existants, banque d’image, intervenants, figurants …) etc. Tous les moyens que vous avez à votre portée doivent aussi être disponible dans votre brief, afin que l’agence puisse réaliser une proposition adéquat.
Les inspirations
Vous avez repéré des vidéos qui vous plaisent, que vous trouvez audacieuses, impactantes ou tout simplement belles. Il faut les transmettre à l’agence qui réalisera votre film. N’hésitez pas non plus à transmettre ce qui ne vous plait pas, un style, une technique, une musique, c’est aussi un moyen de guider l’équipe du film dans ses propositions.
Le rôle du prestataire est bien entendu, d’accompagner, d’orienter et de conseiller le client tout au long de son projet. Il va être force de proposition afin d’apporter des modifications pour optimiser et améliorer le rendu final. Plus le cahier des charges est riche, plus le prestataire peut répondre précisément aux attentes de son client. C’est un outils indispensable certes, mais il est flexible. Pour progresser il faut s’adapter et s’ajuster. Bien trop souvent, le commanditaire reste figé sur une idée de départ. C’est une erreur à éviter, car il ne faut pas oublier que vous faites appel à des professionnels et qu’ils sont là aussi pour vous donner des conseils et conduire votre projet dans la bonne direction.